De cara a nuestros clientes, predicamos la importancia de fomentar una comunicación clara, directa y comprensible. Internamente, ponemos en marcha iniciativas para mejorar y ser cada vez más eficientes, porque sabemos que una comunicación eficaz no solo aumenta la productividad y el rendimiento, sino que también fortalece las relaciones entre compañeros y con la dirección.

En este artículo, exploraremos algunas buenas prácticas que hemos descubierto (y desde ahora intentaremos implementar) en el equipo de Blackpool Digital, que pueden ayudarte a mejorar la comunicación y la eficiencia en tu trabajo diario.

Para llevar a cabo las tareas con la máxima eficiencia y aumentar la productividad, hay que tener en cuenta que cada persona trabaja en dos planos diferentes: con uno mismo y con el resto del equipo. Por ello, debemos conocernos tanto a nosotros mismos en ámbito laboral como al resto de colegas y, a partir de aquí, implementar herramientas y estrategias de mejora globales.

En el trabajo personal

Nuestras recomendaciones para ser más eficientes en el trabajo personal son las siguientes:

- Tener autonomía y proactividad. Cuando los miembros de un equipo tienen la capacidad de tomar decisiones y asumir responsabilidades, se agiliza la comunicación y se evita la dependencia constante de la aprobación de los superiores. Además, la proactividad implica adelantarse a los problemas y buscar soluciones antes de que se conviertan en obstáculos.

- Ser organizado y ordenado. El uso de checklists o listas de tareas ayuda a mantenerse organizado y no olvidar proyectos importantes, sea en el formato que sea. En nuestro equipo, algunos siguen aferrándose a su papel y bolígrafo, mientras que otros están explorando herramientas como Notion.

- Saber priorizar los flujos de tareas. Además de saber descansar adecuadamente para mantener la concentración y la productividad, es crucial ser conscientes de que cada persona tiene sus momentos de mayor rendimiento, por lo que organizar el trabajo en función de las horas de más productividad puede ser uno de los grandes trucos si aspiramos a ser lo más eficaces posible.

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En el trabajo en equipo

Implementar nuevos hábitos en los canales de comunicación internos.

El exceso de mensajes puede ser una distracción constante y puede afectar la concentración en el trabajo, por lo que pausar y silenciar las notificaciones durante ciertos períodos de tiempo ayuda a mantener la atención y la productividad.

Además, es fundamental concretar y sintetizar los mensajes para evitar confusiones y pérdidas de tiempo con los compañeros, así como utilizar un lenguaje claro y directo; usar bullets points, negritas y otras herramientas tipográficas puede marcar la diferencia en la comunicación interna.

Nosotros hemos apostado por incluir esta información en todos los mensajes en los que le solicitemos algo a un compañero:

• Asunto sobre el que le pedimos ayuda.
• Petición directa con lenguaje claro y sencillo.
• Link al documento en el que se va a trabajar.
• El cliente para el que se está trabajando.
• La fecha límite para la entrega.

Y, además, estamos haciendo un esfuerzo por contener los “mensajes enigmáticos” (como “Hola, ¿puedo llamarte para comentarte una cosa importante?”), para ahorrar estrés a los compañeros.

La comunicación eficiente con la dirección y con los colegas es primordial para el éxito de cualquier proyecto. Mantener una comunicación clara y regular con tus compañeros de equipo ayuda a alinear expectativas, obtener retroalimentación constructiva y recibir orientación en momentos críticos. Además, también puede ser clave para establecer tareas prioritarias y fijar las funciones de cada integrante.

Reuniones justas y precisas

Establecer reuniones periódicas puede ser de gran ayuda para mejorar la comunicación, ya que nos brindan la oportunidad de compartir ideas, aclarar dudas y alinear objetivos comunes, pero no siempre son la mejor solución.

Olvidémonos de las reuniones extensas y pesadas; 15 o 20 minutos pueden ser suficientes para conseguir nuestros objetivos, desde planear una estrategia hasta aprovechar para comentar dudas. Y, además, hagamos un esfuerzo por incluir solo a las personas a las que realmente pueda interesar o aportar algo esa reunión: tener a compañeros como meros oyentes en reuniones que no les incumben es una gran pérdida de tiempo y de atención.

Asimismo, evitemos contagiar la urgencia y el estrés a las personas con las que trabajamos. Es normal que durante algunos momentos se den picos de trabajo altos, pero una buena organización y comunicación pueden ayudar a disminuir las tensiones y fatiga del trabajo bajo presión, sobre todo en relación con las fechas límite.

Por ello, llevar las tareas al día y comunicarse asiduamente con las personas con las que trabajas es tan importante: pide ayuda y haz saber a tus compañeros qué necesitas en todo momento.

Para terminar, en Blackpool Digital creemos firmemente que la inteligencia artificial es una herramienta definitiva para ayudarnos a automatizar tareas y optimizar nuestros flujos de trabajo. Si te interesa aprender más sobre las mejores estrategias para implementar la IA en la comunicación y el marketing digital de la forma más eficiente, te animamos a que descubras nuestro Curso esencial para redactar contenidos con IA con su respectiva guía descargable y gratuita.