De cara als nostres clients, prediquem la importància de fomentar una comunicació clara, directa i comprensible. Internament, posem en marxa iniciatives per millorar i ser cada vegada més eficients, perquè sabem que una comunicació eficaç i àgil no només augmenta la productivitat i el rendiment, sinó que també enforteix les relacions entre companys i

En aquest article, explorarem algunes bones pràctiques que hem descobert (i des d'ara intentarem implementar) a l'equip de Blackpool Digital, que et poden ajudar a millorar l'eficiència i la comunicació a la teva feina diària.

Per dur a terme les tasques amb la màxima eficiència i augmentar la productivitat, cal tenir la resta de l'equip. Per això, hem de conèixer tant a nosaltres mateixos en àmbit laboral com a la resta de col·legues i, a partir d'aquí, implementar eines i estratègies de millora globals.

Millorar l'eficiència al treball individual

Les nostres recomanacions per ser més eficients a la feina personal són les següents:

- Tenir autonomia i proactivitat. Quan els membres d'un equip tenen la capacitat de prendre decisions i assumir responsabilitats, s'agilitza la comunicació i s'evita la dependència constant de l'aprovació dels superiors. A més, la proactivitat implica avançar-se als problemes i cercar solucions abans que es converteixin en obstacles.

- Ser organitzat i ordenat. L'ús de checklists o llistes de tasques ajuda a mantenir-se organitzat i no oblidar projectes importants, sigui en el format que sigui. Al nostre equip, alguns segueixen aferrant-se al seu paper i bolígraf, mentre que altres exploren eines com Notion.

- Saber prioritzar els fluxos de tasques. A més de saber descansar adequadament per mantenir la concentració i la productivitat, és crucial ser conscients que cada persona té els seus moments de més rendiment, per la qual cosa organitzar el treball en funció de les hores de més productivitat pot ser un dels grans trucs si aspirem a ser tan eficaços com sigui possible.

Al respecte, destaquem la lectura Guía HBR: Mejora tu productividad.

T'agrada el que llegeixes? Subscriu-te a #Blackpoolers La nostra newsletter de comunicació i màrqueting digital

Millorar l'eficiència al treball en equip

Implementar nous hàbits als canals de comunicació interns.

L'excés de missatges pot ser una distracció constant i pot afectar la concentració a la feina, per la qual cosa pausar i silenciar les notificacions durant certs períodes de temps ajuda a mantenir l'atenció i la productivitat.

A més, és fonamental concretar i sintetitzar els missatges per evitar confusions i pèrdues de temps amb els companys, així com utilitzar un llenguatge clar i directe; utilitzar bullets points, negretes i altres eines tipogràfiques pot marcar la diferència en la comunicació interna.

Nosaltres hem apostat per incloure aquesta informació en tots els missatges en què sol·licitem alguna cosa a un company:

• Assumpte sobre el que demanem ajuda.
• Petició directa amb llenguatge clar i senzill.
• Link al document en què es treballarà.
• El client per a qui s'està treballant.
• La data límit per al lliurament.

I, a més, estem fent un esforç per contenir els “missatges enigmàtics” (com “Hola, et puc trucar per comentar-te una cosa important?”), per estalviar estrès als companys.

La comunicació eficient amb la direcció i els companys és primordial per a l'èxit de qualsevol projecte. Mantenir una comunicació clara i regular amb els teus companys d'equip ajuda a alinear expectatives, obtenir retroalimentació constructiva i rebre orientació en moments crítics. A més, també pot ser clau per establir tasques prioritàries i fixar les funcions de cada integrant.

S'han escrit moltes teories, llibres i investigacions sobre això. En aquest cas, destaquem la investigació Efectivitat, eficàcia i eficiència en equips de treball, publicada a la Revista Espacios.

Reunions justes i precises

Establir reunions periòdiques pot ser de gran ajuda per millorar la comunicació, ja que ens ofereixen l'oportunitat de compartir idees, aclarir dubtes i alinear objectius comuns, però no sempre són la millor solució.

Oblidem-nos de les reunions extenses i pesades; 15 o 20 minuts poden ser suficients per assolir els nostres objectius, des de planejar una estratègia fins a aprofitar per comentar dubtes. I, a més, fem un esforç per incloure només les persones a qui realment pugui interessar o aportar alguna cosa aquesta reunió: tenir companys com a simples oients en reunions que no els incumbeixen és una gran pèrdua de temps i d'atenció.

Així mateix, evitem contagiar la urgència i l'estrès a les persones amb qui treballem. És normal que durant alguns moments es donin pics de treball alts, però una bona organització i comunicació poden ajudar a disminuir les tensions i la fatiga del treball sota pressió, sobretot en relació amb les dates límit.

Per això, portar les tasques al dia i comunicar-se assíduament amb les persones amb qui treballes és tan important: demana ajuda i fes saber als teus companys què necessites en tot moment.